Порядок оформления документов для выполнения командировки за рубеж и подготовки отчетов по командировке
-
Оформить:
-
Разрешение на выезд из Российской Федерации (приложение № 1 Порядка выезда за границу сотрудников и обучающихся Сибирского федерального университета, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну) – для лиц, имеющих допуск к государственной тайне.
-
Служебную записку на имя ректора от директора института или руководителя подразделения (подается ректору не позднее, чем за 15 дней до планируемой даты отъезда)
-
бланк служебной записки (с приложениями: приглашения, проекты, заключенные университетом соглашения, контракты, документы, подтверждающие получение гранта);
-
-
Служебное задание*, которое формируется директором института/научным руководителем / консультантом (в обязательном порядке заполняются все графы), согласованное руководителем ДМС (контактное лицо — (контактное лицо — Оксана Борисовна Гейн, пр. Свободный, 79, корп. 5, ауд. Б1-03, служебный тел. 206-39-44, +7 923 315-93-19) и утверждается курирующим проректором.
В случае наличия у командируемого допуска к работе с секретными материалами служебное задание дополнительно согласуется начальником Первого отдела и проректором по безопасности.
Командируемому сотруднику необходимо не позднее чем за две недели до предполагаемой даты выезда предоставить в отдел внешнеэкономической деятельности материалы, подготовленные к вывозу за рубеж, для организации идентификационной экспертизы на предмет наличия/отсутствия в них сведений, подпадающих под экспортный контроль. Данное требование распространяется только на естественнонаучные и инженерно-технические научные и учебные направления деятельности.
Необходимый перечень документов для прохождения экспертизы в рамках экспортного контроля
*Примечание: при определении заданий на зарубежную командировку необходимо избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно работник, докторант или обучающийся командируется (направляется) за рубеж и прописать конкретные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
* Примечание: при групповом выезде командирование нескольких работников, докторантов, обучающихся для совместного выполнения служебного задания, направленного на достижение конкретной цели (в одно место и на одинаковый срок) готовится одно служебное задание, одна служебная записка и один отчёт. Руководитель подразделения определяет старшего группы, который отвечает за организацию выполнения служебного задания и подготовку отчёта.
-
- Служебная записка и служебное задание передаются в общий отдел для оформления приказа на командирование.
- Командируемый должен ознакомиться: с памяткой уезжающего в служебную командировку
- Для получения денежных средств на командировочные расходы необходимо предоставить в бухгалтерию (отдел по расчётам с подотчётными лицами, начальник Бойко Ольга Александровна, ауд. 11-03а, тел. 246-99-23):
- копию приказа о командировании;
- заявку на получение наличных денежных средств из кассы на командировочные расходы (форму документа необходимо получить в бухгалтерии);
- заявление на перечисление денежных средств на банковскую карту (один раз).
- Денежные средства будут перечислены на банковскую карту.
№ п/п | Место подачи отчета | Срок подачи отчёта | Примечание |
---|---|---|---|
1. | Бухгалтерия (авансовый отчёт — бланк в бухгалтерии ауд. 11-03а) | не позднее трёх рабочих дней после приезда из командировки | приложить все документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т. д.) и текстовый отчёт |
2. | ДМС | не позднее десяти дней |
Отчёт согласуется:
После согласования передается на утверждение проректору соответствующего направления. |
Ознакомиться с полным текстом Положения о порядке организации служебных командировок, памяткой для подготовки к командировке, образцами заполнения бланков, а также распечатать формы необходимых бланков можно на сайте.
Грантовый центр осуществляет консультации. См. базу грантов в разделе «Наука»
Информация для выезжающих за границу на сайте МИД РФ