Выезд за рубеж сотрудников, обучающихся и докторантов с научными и образовательными целями

Порядок оформления документов для выполнения командировки за рубеж и подготовки отчетов по командировке

Оформить:
- Разрешение на выезд из Российской Федерации (приложение № 1 Порядка выезда за границу сотрудников и обучающихся Сибирского федерального университета, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну) – для лиц, имеющих допуск к государственной тайне.
- Служебную записку на имя ректора от директора института или руководителя подразделения (подается ректору не позднее, чем за 15 дней до планируемой даты отъезда)
  - бланк служебной записки (с приложениями: приглашения, проекты, заключенные университетом соглашения, контракты, документы, подтверждающие получение гранта);
  - образец заполнения.
- Служебное задание*, которое формируется директором института/научным руководителем / консультантом (в обязательном порядке заполняются все графы), согласованное руководителем ДМС (контактное лицо — (контактное лицо — Оксана Борисовна Гейн, пр. Свободный, 79, корп. 5, ауд. Б1-03, служебный тел. 206-39-44, +7 923 315-93-19) и утверждается курирующим проректором.
  
  В случае наличия у командируемого допуска к работе с секретными материалами служебное задание дополнительно согласуется начальником Первого отдела и проректором по безопасности.
  
  Командируемому сотруднику необходимо не позднее чем за две недели до предполагаемой даты выезда предоставить в отдел внешнеэкономической деятельности материалы, подготовленные к вывозу за рубеж, для организации идентификационной экспертизы на предмет наличия/отсутствия в них сведений, подпадающих под экспортный контроль. Данное требование распространяется только на естественнонаучные и инженерно-технические научные и учебные направления деятельности.
  
  Необходимый перечень документов для прохождения экспертизы в рамках экспортного контроля
  
  *Примечание: при определении заданий на зарубежную командировку необходимо избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно работник, докторант или обучающийся командируется (направляется) за рубеж и прописать конкретные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
  - бланк служебного задания;
  - образец заполнения.
  * Примечание: при групповом выезде командирование нескольких работников, докторантов, обучающихся для совместного выполнения служебного задания, направленного на достижение конкретной цели (в одно место и на одинаковый срок) готовится одно служебное задание, одна служебная записка и один отчёт. Руководитель подразделения определяет старшего группы, который отвечает за организацию выполнения служебного задания и подготовку отчёта.
Служебная записка и служебное задание передаются в общий отдел для оформления приказа на командирование.
Командируемый должен ознакомиться: с памяткой уезжающего в служебную командировку
Для получения денежных средств на командировочные расходы необходимо предоставить в бухгалтерию (отдел по расчётам с подотчётными лицами, начальник Бойко Ольга Александровна, ауд. 11-03а, тел. 246-99-23):
- копию приказа о командировании;
- заявку на получение наличных денежных средств из кассы на командировочные расходы (форму документа необходимо получить в бухгалтерии);
- заявление на перечисление денежных средств на банковскую карту (один раз).
Денежные средства будут перечислены на банковскую карту.

Отчёты по выполнению командировочных заданий (направлений) за рубеж
№ п/п	Место подачи отчета	Срок подачи отчёта	Примечание
1.	Бухгалтерия (авансовый отчёт — бланк в бухгалтерии ауд. 11-03а)	не позднее трёх рабочих дней после приезда из командировки	приложить все документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т. д.) и текстовый отчёт
2.	ДМС бланк; пример заполнения.	не позднее десяти дней	отчёт готовится независимо от источника финансирования командировки или стажировки, должен быть подробным и написанным на русском языке; отчёт должен содержать информацию о результатах выезда за рубеж и полностью раскрывать вопросы служебного задания на выезд, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено каждое конкретное задание; к отчёту необходимо приложить документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи; в случае невыполнения отдельных пунктов задания указывается причина; к отчёту могут прилагаться копии полученных во время зарубежной командировки иностранных нормативных правовых актов, методических рекомендаций, международных и иных документов по вопросам, входящим в компетенцию университета и его структурных подразделений. Отчёт согласуется: директором института либо руководителем соответствующего структурного подразделения либо куратором проекта / руководителем темы; далее — руководителем департамента международного сотрудничества (контактное лицо — Варлакова Ольга Павловна, пр. Свободный, 79, стр. 2, ауд. 22-03/3, служебный тел. 246-99-39; +7 923 291-97-03). После согласования передается на утверждение проректору соответствующего направления. Согласованный и утвержденный отчёт (подлинник) передается руководителю ДМС через заместителя руководителя ДМС Варлакову Ольгу Павловну.

Ознакомиться с полным текстом Положения о порядке организации служебных командировок, памяткой для подготовки к командировке, образцами заполнения бланков, а также распечатать формы необходимых бланков можно на сайте.

Грантовый центр осуществляет консультации. См. базу грантов в разделе «Наука»

Информация для выезжающих за границу на сайте МИД РФ